„Dabei sind wir so gut organisiert. Wir haben auch ein Organigramm dafür erstellt“, so hören wir es häufig. Tatsache ist in den meisten Fällen, dass es seinen Zweck nicht erfüllt und falsch ist. Der Grund: Die personenbezogene Planung einer Organisation stellt zwangsläufig die Eigenschaften, Fähigkeiten, Stärken, Schwächen, Haltung und Einstellung in den Mittelpunkt. Es dominiert die Beziehung zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter.
Das wesentliche Merkmal einer starken Organisation ist nicht, ob sie „gut“ oder „schlecht“, sondern, dass sie „systematisch und bestmöglich funktioniert“. Weil Menschen in ihrem Denken und Handeln unvollkommen und fehlbar sind, braucht es Führung, die Leitplanken mittels Organisation und Strukturen setzt. Fehlen diese, bringen sie im ungünstigsten Fall seine „schlechte Seite“ zum Vorschein und verursacht Zeit- und Geldverschwendung. Vorläufer und Merkmale dafür sind: unnötige Doppelarbeiten, Verzögerungen durch nicht getroffene Entscheidungen, Informationsverluste, in Folge Missverständnisse und nutzlose Anstrengungen Einzelner oder Teams, Frustration, Aggressionen, Konflikte, Meinungsverschiedenheiten und zuletzt unzufriedene Kunden und Verlust der Liquidität.
Das Ziel einer Organisationsplanung ist ein motivierendes Arbeitsumfeld und Voraussetzungen zu schaffen, die es Mitarbeitern leicht macht, bestmögliche Leistung zu erbringen. Der Dreh- und Angelpunkt ist: Klarheit. Klarheit darüber, wer und was im Mittelpunkt des Handelns steht; wer welchen Beitrag leistet; wer welche Pflichten in welcher Art und Weise zu erledigen hat; wer über welche Vollmachten verfügt; wer wem über- und unterstellt und damit weisungsbefugt ist; welche Richtlinien oder Gesetze für Führung und Entlassungen Gültigkeit besitzen. Und zu guter Letzt, welchen Sinn es für die Menschen macht, wenn sie die gewünschten Ergebnisse übertreffen.
Der Nutzen einer systematisch funktionierenden Organisation ist vielfältig. Wer gelernt hat, was, warum und wie zu tun ist, der muss nicht wiederholt daran erinnert oder angewiesen werden. Mitarbeiter übernehmen mehr Verantwortung, weil diese Führungsleitplanken die Freiheit ermöglichen selbstständiger zu arbeiten. Die geweckte Begeisterung wirkt sich positiv auf Leistung und Ergebnisse aus. Das Bewusstsein für den geleisteten Beitrag wächst ebenso, wie die Identifikation mit dem Unternehmen. Und der Chef oder Vorgesetzte? Er wird in seinem Führungswillen gestärkt und zeitlich entlastet. Er gewinnt Zeit für sich und seine Geschäftsführeraufgaben.
